Zurzeit vollzieht sich durch die Umstellung auf Office 365 in vielen Unternehmen ein Wandel, der auch eine Veränderung der Arbeits- und Denkweisen mit sich bringt. Dominierten bisher hierarchische Strukturen, setzt sich mit der Nutzung von Office 365 mehr und mehr eine vernetzte team- und prozessorientierte Arbeitsweise durch. Doch nur weil man gemeinsam an einem Projekt arbeitet, Informationen austauscht und kooperiert, heißt das noch lange nicht, dass man auch wirklich kollaborativ arbeitet.
Anders als bei einer Kooperation, bei der Teammitglieder an unterschiedlichen Teilaufgaben zur Zielerreichung eines Endergebnisses arbeiten, geht es bei der Kollaboration darum, dass das gesamte Team an der Produktion aller Ergebnisse eines Projektes beteiligt ist. Nun stellt sich die Frage: Was braucht es außerdem?
Das gemeinsame Arbeiten erfordert vor allem auch eines: Kollaboratives Denken.
Was bedeutet das genau? Wenn mehrere Personen zusammenarbeiten, um zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels beizutragen, dann ist das eine Form der Kollaboration. Diese intensive Form der Teamarbeit hat dabei zahlreiche Facetten: Sie wird als Instrument zur Problemlösung, für Innovationen und Kreativitätserzeugung eingesetzt.
Dennoch scheitern viele bei dem Versuch, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Woran liegt das?
Kollaboration ist eben mehr als ein Instrument oder eine Technik, sie erfordert auch eine gewisse Grundeinstellung. Manche Menschen haben eine solche von Natur aus, andere müssen sie erst noch entwickeln.
Wie sieht kollaboratives Denken aus?
- Das Wir-Gefühl stärken und leben
Nicht „im Ich“, sondern „im Wir“ denken: Das erfordert die Bereitschaft, Vertrauen zu schenken und Wissen zu teilen. - Vertrauen schenken
Vertrauen reduziert die Komplexität, da es Wissen, Information und Kontrolle erübrigt und stellt die Grundmauern für notwendige Leistungsverbesserungen dar. Das gegenseitige oder proaktive Helfen in schwierigen Situationen erhöht die Vertrauenswürdigkeit unter den Teammitgliedern und bindet sie stärker zusammen. - Offen kommunizieren und auch mal die eigene Perspektive wechseln
Wer wenig oder gar nicht kommuniziert, kann nur sehr schwer ein „Wir-Gefühl“ entwickeln. Wer offen kommuniziert und ab und an mal die Perspektive wechselt, kann andere deutlich besser verstehen. - Wissen teilen und über Ergebnisse informieren
Teilen steigert die Effektivität der Zusammenarbeit, da das kollektive Wissen eines Teams dem vergleichsweisen geringen Wissen eines Einzelnen weit überlegen ist. Außerdem entstehen so Synergien, die sich positiv auf das Ergebnis auswirken, da jeder unterschiedliche Ideen, Sichtweisen und Kompetenzen einbringt. Was zählt, ist nicht die Leistung eines Einzelnen, sondern das Ergebnis, zu dem alle beigetragen haben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass kollaboratives Arbeiten eine intensive Form der Zusammenarbeit ist und Veränderungen in den Arbeitsabläufen mit sich bringt, indem nicht der Einzelne für sich arbeitet, sondern mehrere Personen gemeinsam etwas erstellen.
Dabei helfen digitale Werkzeuge wie Microsoft Teams, die eigenen Arbeitsweisen transparent und nachvollziehbar für andere zu machen und zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten. Jeder leistet einen eigenen Beitrag zum gemeinsamen Projekt, indem jeder seine Stärken und Expertise einbringt. Dadurch ist der Grad der Teilhabe hoch, wodurch die Identifikation mit dem Projekt sowie die Motivation und das Engagement steigen.
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